Was sind Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel sind Gegenstände, die du so gut wie ausschließlich beruflich nutzt. Dazu zählen Laptop und Computer, Diensthandy, Schreibtisch und Bürostuhl, Fachliteratur, Werkzeug oder Berufskleidung. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer trägst du diese Kosten in der Anlage N als Werbungskosten ein – sie senken dein zu versteuerndes Einkommen direkt.
Wichtig ist die berufliche Veranlassung. Du musst dem Finanzamt plausibel machen können, dass du den Gegenstand für deinen Job brauchst. Wenn du dir unsicher bist, welches Finanzamt für dich zuständig ist, findest du es schnell über unsere Finanzamt-Suche.
Die GWG-Grenze: 800 Euro netto
Kostet ein Arbeitsmittel bis zu 800 € netto (das sind 952 € brutto inklusive 19 % Umsatzsteuer), darfst du den Betrag im Jahr der Anschaffung sofort und in voller Höhe absetzen. Man spricht hier von einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG). Diese Grenze gilt auch 2026 unverändert.
Liegt der Preis darüber, musst du die Kosten grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilen – das nennt sich Abschreibung (AfA). Für einen Schreibtisch oder andere Büromöbel setzt das Finanzamt zum Beispiel 13 Jahre an. Du ziehst dann jedes Jahr nur einen Anteil ab.
Laptop, PC und Software: voller Sofortabzug
Bei Computern gilt eine Sonderregel zu deinen Gunsten. Das Bundesfinanzministerium hat die Nutzungsdauer für Computerhardware und Software auf ein Jahr verkürzt. Das bedeutet: Laptop, PC, Monitor, Drucker und Anwendersoftware kannst du im Anschaffungsjahr komplett absetzen – egal, wie teuer sie waren. Auch ein Notebook für 1.500 € ist damit sofort voll abziehbar.
Laptop, PC, Monitor, Drucker und Software kannst du dank verkürzter Nutzungsdauer komplett im Anschaffungsjahr absetzen - auch ein Notebook für 1.500 Euro ist sofort voll abziehbar.
Diese Regelung gilt seit 2021 und wurde im BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 bestätigt. Sie ist unbefristet und greift auch für Anschaffungen 2026. Für Arbeitnehmer gelten dabei dieselben Abschreibungsregeln wie für Betriebe.
Handy von der Steuer absetzen
Ein Smartphone oder Handy kannst du ebenfalls absetzen, wenn du es beruflich nutzt. Da die meisten Geräte teils privat, teils beruflich laufen, schätzt du den beruflichen Anteil. Nutzt du das Handy etwa zur Hälfte für den Job, ziehst du 50 % des Kaufpreises und der laufenden Kosten ab.
Für die laufenden Telefon- und Internetkosten erkennt das Finanzamt erfahrungsgemäß auch ohne Einzelnachweis eine Pauschale von 20 % der Rechnung an, maximal 20 € im Monat. Wer mehr geltend machen will, sollte den beruflichen Anteil mit einer Aufstellung über drei Monate belegen.
Schreibtisch und Büromöbel
Ein Schreibtisch, Bürostuhl oder Regal fürs Arbeitszimmer ist ein klassisches Arbeitsmittel. Bleibst du unter der GWG-Grenze von 800 € netto, ziehst du die Möbel sofort komplett ab. Teurere Stücke schreibst du über die Nutzungsdauer ab. Auch ohne ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer kannst du einzelne Möbelstücke absetzen, sofern du sie nahezu ausschließlich für die Arbeit nutzt.
Der berufliche Anteil
Nutzt du ein Arbeitsmittel zu mindestens 90 % beruflich, erkennt das Finanzamt die Kosten in voller Höhe an. Bei gemischter Nutzung – etwa beim Laptop, der auch privat läuft – teilst du die Kosten auf und setzt nur den beruflichen Anteil ab. Eine saubere, nachvollziehbare Schätzung reicht in der Regel aus; einen kleinen Privatanteil akzeptiert das Finanzamt meist problemlos.
Diese Nachweise brauchst du
Hebe für jedes Arbeitsmittel die Rechnung oder den Kassenbon sowie den Kontoauszug auf. Praktisch ist eine kurze Notiz, wofür du den Gegenstand beruflich brauchst. Belege musst du nicht mehr mitschicken, aber bei Rückfragen vorlegen können. Bewahre sie deshalb mindestens bis zum bestandskräftigen Bescheid auf.
Arbeitsmittel-Pauschale ohne Belege
Selbst ohne einzelne Quittungen erkennt das Finanzamt für Arbeitsmittel oft eine Pauschale von 110 € im Jahr an. Diese ist nicht gesetzlich festgeschrieben, sondern Verwaltungspraxis – ein Rechtsanspruch besteht nicht. Sobald deine tatsächlichen Kosten höher sind, lohnt sich der Einzelnachweis deutlich mehr.
So trägst du alles richtig ein
Arbeitsmittel gehören in die Anlage N deiner Steuererklärung. Zusammen mit anderen Werbungskosten wirken sie sich aber erst aus, wenn du den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € überschreitest. Mehr Tipps rund um Werbungskosten findest du in unserem Ratgeber für Arbeitnehmer.
Arbeitsmittel wirken sich erst aus, wenn deine gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen. Darunter bringt das einzelne Eintragen nichts.
TippKaufst du ein teures Arbeitsmittel kurz vor Jahresende, lohnt sich der Blick auf die Computer-Sonderregel: Laptop, PC und Software sind dank Ein-Jahres-Nutzungsdauer auch im Dezember noch voll im selben Jahr absetzbar – anders als Möbel über 800 € netto.
Häufige Fragen
Bis zu welchem Betrag kann ich Arbeitsmittel sofort absetzen?
Bis 800 € netto (952 € brutto) gilt ein Gegenstand als geringwertiges Wirtschaftsgut und ist im Anschaffungsjahr voll absetzbar. Teurere Anschaffungen schreibst du über die Nutzungsdauer ab – außer bei Computern.
Kann ich einen teuren Laptop sofort komplett absetzen?
Ja. Für Computerhardware und Software gilt eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Damit ist auch ein Laptop für 1.500 € im Kaufjahr voll abziehbar, unabhängig vom Preis.
Wie setze ich mein Handy ab?
Du schätzt den beruflichen Anteil und setzt diesen Teil von Kaufpreis und laufenden Kosten ab. Für Telefonkosten erkennt das Finanzamt oft 20 % der Rechnung an, maximal 20 € pro Monat, auch ohne Einzelnachweis.
Brauche ich für Arbeitsmittel ein anerkanntes Arbeitszimmer?
Nein. Einzelne Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Stuhl oder Laptop sind auch dann absetzbar, wenn du kein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer hast – entscheidend ist die berufliche Nutzung.
Muss ich die Belege mit der Steuererklärung einreichen?
Nein, du musst Rechnungen und Kontoauszüge nicht mitschicken. Bewahre sie aber auf, falls das Finanzamt nachfragt – mindestens bis dein Steuerbescheid bestandskräftig ist.