Freiberufler oder Gewerbe – warum der Unterschied zählt
Freiberufler bist du, wenn du einen der sogenannten Katalogberufe oder eine ähnliche Tätigkeit nach § 18 EStG ausübst. Dazu zählen zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Dolmetscher, Künstler und beratende Betriebswirte. Das Schöne daran: Als Freiberufler musst du kein Gewerbe anmelden, bist nicht in der IHK pflichtig und zahlst keine Gewerbesteuer.
Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig – ob du als selbstständiger IT-Berater freiberuflich oder gewerblich tätig bist, hängt von der konkreten Tätigkeit ab. Im Zweifel entscheidet das Finanzamt anhand deiner Angaben. Bist du unsicher, welches Finanzamt überhaupt für dich zuständig ist, findest du es schnell über unsere Finanzamt-Suche.
So bekommst du deine Steuernummer
Anders als Gewerbetreibende meldest du dich als Freiberufler direkt beim Finanzamt an – nicht beim Gewerbeamt. Dafür füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Seit 2021 läuft das verpflichtend elektronisch über ELSTER. Du hast dafür laut § 138 Abgabenordnung einen Monat ab Aufnahme deiner Tätigkeit Zeit.
Im Fragebogen machst du Angaben zu deiner Person, deiner Tätigkeit, der voraussichtlichen Höhe deiner Einnahmen und Gewinne sowie zur Umsatzsteuer. Auf Basis dieser Schätzungen vergibt dir das Finanzamt deine Steuernummer – meist kommt sie wenige Wochen später per Post. Brauchst du für Geschäfte mit Kunden im EU-Ausland zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beantragst du diese beim Bundeszentralamt für Steuern.
Die EÜR: deine Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
Als Freiberufler musst du keine Bilanz erstellen. Du ermittelst deinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist denkbar einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt deinen Gewinn.
Wichtig ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG: Es zählt der Zeitpunkt, an dem Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht oder abfließt – nicht das Rechnungsdatum. Anders als Gewerbetreibende bist du als Freiberufler unabhängig von der Höhe deines Umsatzes nie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die EÜR reichst du als „Anlage EÜR" zusammen mit deiner Steuererklärung elektronisch beim Finanzamt ein.
Welche Betriebsausgaben du absetzen kannst
Je mehr Ausgaben du sauber dokumentierst, desto niedriger fällt dein Gewinn und damit deine Steuer aus. Typische Betriebsausgaben für Freiberufler sind:
- Arbeitsmittel wie Laptop, Software, Fachbücher und Büroausstattung
- die Homeoffice-Pauschale oder ein häusliches Arbeitszimmer
- Fahrt- und Reisekosten zu Kunden inklusive Verpflegungsmehraufwand
- Telefon, Internet und Porto
- Beiträge zu Berufshaftpflicht, Berufsverbänden und Fortbildungen
Hebe alle Belege auf – das Finanzamt kann sie im Rahmen einer Prüfung anfordern. Mehr Anregungen findest du in unserem Cluster für Berufsgruppen.
Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer?
Im Fragebogen entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen willst. 2026 giltst du als Kleinunternehmer, wenn dein Vorjahresumsatz 25.000 Euro nicht überstiegen hat und du im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibst. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus und sparst dir die Voranmeldungen.
Verzichtest du auf die Regelung oder überschreitest du die Grenzen, musst du Umsatzsteuer in Rechnung stellen, regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und die Steuer ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug kannst du dir die Vorsteuer aus deinen Einkäufen erstatten lassen.
Vorauszahlungen ans Finanzamt verstehen
Als Selbstständiger zahlst du deine Einkommensteuer nicht erst nach dem Steuerbescheid, sondern im Voraus. Das Finanzamt setzt nach § 37 EStG vierteljährliche Vorauszahlungen fest – fällig jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Jede Rate beträgt grundsätzlich ein Viertel des erwarteten Jahresbetrags.
Vorauszahlungen werden nur festgesetzt, wenn sie mindestens 400 Euro im Kalenderjahr und mindestens 100 Euro je Termin erreichen. Im ersten Jahr orientiert sich das Finanzamt an deinen Schätzungen aus dem Fragebogen, später an deinem letzten Bescheid.
Vorauszahlungen anpassen lassen
Läuft dein Geschäft schlechter als gedacht, musst du nicht auf der zu hohen Rate sitzen bleiben. Du kannst beim Finanzamt jederzeit einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen. Umgekehrt darf das Finanzamt die Beträge erhöhen, wenn dein Gewinn deutlich steigt. Plane Steuerrücklagen von etwa 30 bis 40 Prozent deines Gewinns ein, dann bringt dich keine Nachzahlung in Bedrängnis.
Freiberufler schätzt für das laufende Jahr eine Einkommensteuer von 4.800 € – das Finanzamt verteilt sie auf vier Vorauszahlungen.
| Geschätzte Jahres-Einkommensteuer | 4.800 € |
| Anteil je Quartal (1/4) | 1.200 € |
| Vorauszahlung je Termin (10.03./06./09./12.) | 1.200 € |
vereinfacht, ohne Soli und Kirchensteuer
TippRichte dir ein separates Rücklagenkonto ein und überweise dorthin nach jeder Rechnung sofort rund ein Drittel deiner Einnahmen. So liegt das Geld für Einkommensteuer-Vorauszahlungen und mögliche Nachzahlungen jederzeit bereit – und du gerätst nie in Versuchung, es auszugeben.
Häufige Fragen
Muss ich als Freiberufler ein Gewerbe anmelden?
Nein. Freiberufler nach § 18 EStG melden sich ausschließlich beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Eine Gewerbeanmeldung und Gewerbesteuer fallen nicht an.
Wie lange dauert es, bis ich meine Steuernummer bekomme?
Nach Abgabe des Fragebogens über ELSTER vergibt das Finanzamt die Steuernummer meist innerhalb weniger Wochen und schickt sie dir per Post zu – oft zusammen mit dem Bescheid über die Vorauszahlungen.
Bin ich als Freiberufler immer zur EÜR berechtigt?
Ja. Freiberufler dürfen ihren Gewinn unabhängig von der Höhe des Umsatzes mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln und sind nie zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Wann sind die Einkommensteuer-Vorauszahlungen fällig?
Jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Festgesetzt werden sie nur, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und 100 Euro je Termin erreichen.
Kann ich zu hohe Vorauszahlungen senken lassen?
Ja. Wenn dein Gewinn niedriger ausfällt als erwartet, kannst du beim Finanzamt formlos einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen.