Lkw-Fahrer: Verpflegung, Übernachtung & Fahrtkosten absetzen

Warum Lkw-Fahrer besonders viel absetzen können

Kaum eine Berufsgruppe sammelt so schnell so hohe Werbungskosten an wie das Fahrpersonal im Güterverkehr. Du bist auswärts tätig, übernachtest häufig im Lkw und fährst regelmäßig zum Betriebshof. Jeder dieser Punkte bringt dir Pauschalen, die du oft ohne einen einzigen Beleg ansetzen darfst. In Summe kommen schnell mehrere Tausend Euro im Jahr zusammen – deutlich mehr als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €, der sonst automatisch berücksichtigt wird.

Damit sich das auszahlt, musst du eine Steuererklärung abgeben und die Anlage N ausfüllen. Wenn du wissen willst, welches Finanzamt für dich zuständig ist, findest du es über unsere Finanzamt-Suche in wenigen Sekunden.

Verpflegungspauschale: 14 und 28 Euro pro Tag

Den größten Posten macht meist der Verpflegungsmehraufwand aus. Der Gesetzgeber unterstellt, dass du unterwegs teurer isst als zu Hause, und gewährt dafür feste Pauschalen – unabhängig davon, was du tatsächlich ausgegeben hast. 2026 gelten diese Sätze:

• 28 € für jeden Kalendertag, an dem du volle 24 Stunden abwesend bist.
• 14 € für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Tour mit Übernachtung.
• 14 € für eintägige Touren, bei denen du mehr als 8 Stunden von Wohnung und Betrieb weg bist.

Bei rund 200 Touren im Jahr summiert sich das auf einen hohen vierstelligen Betrag. Die genaue gesetzliche Grundlage findest du in § 9 EStG.

Die Drei-Monats-Frist – und warum sie dich selten trifft

Wichtig zu wissen: Die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate einer Tätigkeit am selben auswärtigen Ort. Für Lkw-Fahrer ist das aber meist unproblematisch, weil du ständig unterschiedliche Ziele anfährst und dein Fahrzeug als „Tätigkeitsstätte" ohnehin nicht ortsfest ist. Nur wenn du über Wochen dieselbe Strecke zum selben Kunden pendelst, kann das Finanzamt die Pauschale nach drei Monaten kürzen. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist wieder auf null.

Übernachtungspauschale: 9 Euro für die Schlafkabine

Schläfst du in der Schlafkabine deines Lkw, kannst du seit 2024 eine Pauschale von 9 € pro Kalendertag ansetzen. Sie deckt typische Nebenkosten ab, die beim Übernachten im Fahrzeug entstehen – etwa Gebühren für Dusche und Toilette an der Raststätte oder die Reinigung der Schlafkabine. Belege brauchst du dafür nicht.

Voraussetzung ist nur, dass du an diesem Tag auch Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hast. Du kannst entweder die 9 € pauschal nehmen oder stattdessen deine tatsächlichen, höheren Kosten mit Quittungen nachweisen – beides zusammen geht nicht. Für die meisten Fahrer ist die Pauschale der einfachere und oft auch der bessere Weg.

Fahrtkosten: Pendlerpauschale oder Reisekosten?

Für den Weg zwischen Wohnung und Betrieb gilt die Entfernungspauschale: 0,30 € für jeden der ersten 20 Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 € – jeweils nur für die einfache Strecke. Hast du dagegen keine feste erste Tätigkeitsstätte, sondern wechselnde Einsatzorte, kannst du sogar 0,30 € für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) als Reisekosten ansetzen. Das ist deutlich günstiger für dich.

Erste Tätigkeitsstätte und Sammelpunkt

Ob Entfernungs- oder Reisekostenrecht gilt, hängt von deinem Arbeitsvertrag ab. Holst du deinen Lkw immer am selben Betriebshof ab, ist das oft ein sogenannter „Sammelpunkt" – dann zählt für diese Fahrt nur die Entfernungspauschale. Wechseln deine Startpunkte dagegen, liegst du im Reisekostenrecht. Schau im Zweifel in deinen Arbeitsvertrag oder frag deinen Arbeitgeber, wie deine erste Tätigkeitsstätte definiert ist – das entscheidet über bares Geld.

Arbeitsmittel und Berufskleidung

Neben den großen Pauschalen lohnt sich der Blick auf kleinere Posten. Absetzbar sind zum Beispiel Sicherheitsschuhe und typische Arbeitskleidung, die Verlängerung deiner Fahrerlaubnis samt der Weiterbildungsmodule (Schlüsselzahl 95), die Gebühren für die Fahrerkarte, Atlas und Navi, Bettzeug für die Kabine sowie Kontoführungsgebühren mit der 16-€-Pauschale. Bei Arbeitsmitteln über 952 € (brutto) musst du die Kosten über die Nutzungsdauer verteilen, kleinere Anschaffungen ziehst du sofort komplett ab.

Diese Nachweise solltest du sammeln

Auch wenn vieles pauschal läuft, solltest du deine Abwesenheitszeiten sauber dokumentieren. Am besten nutzt du die Auswertung deines digitalen Tachografen, deine Spesenabrechnung vom Arbeitgeber oder ein eigenes Fahrtenbuch. Daraus muss hervorgehen, an welchen Tagen du wie lange unterwegs warst und wo du übernachtet hast. Hat dir dein Arbeitgeber bereits steuerfreie Spesen gezahlt, musst du diese gegenrechnen – doppelt geht nicht.

So trägst du alles in die Steuererklärung ein

Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten gehören in die Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten". Eine offizielle Übersicht der steuerlichen Regeln stellt auch das Bundesfinanzministerium bereit. Weitere Steuertipps für deinen Job findest du in unserem Cluster Berufsgruppen.

Wann sich die Steuererklärung besonders lohnt

Für Lkw-Fahrer lohnt sich die Abgabe fast immer, weil die Werbungskosten regelmäßig den Pauschbetrag sprengen. Selbst wenn du nicht zur Abgabe verpflichtet bist, kannst du die Erklärung vier Jahre rückwirkend einreichen und dir zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückholen. Rechne grob: Jeder Euro Werbungskosten über 1.230 € senkt dein zu versteuerndes Einkommen – bei einem Grenzsteuersatz von 25 % bekommst du also rund 25 Cent pro zusätzlichem Euro zurück.