Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist das erste offizielle Dokument, das du nach deiner Gründung an das Finanzamt schickst. Mit ihm meldest du deine Tätigkeit steuerlich an, und das Finanzamt entscheidet auf dieser Grundlage, welche Steuerarten für dich relevant sind und wie du künftig veranlagt wirst. Erst nach Auswertung des Fragebogens bekommst du deine Steuernummer – ohne sie kannst du keine ordnungsgemäße Rechnung schreiben.
Der Fragebogen gilt für alle Gründer: Freiberufler, Einzelunternehmer mit Gewerbe, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Je nach Rechtsform gibt es eine eigene Variante des Formulars, die genau auf deine Situation zugeschnitten ist. ELSTER führt dich automatisch zur passenden Version.
Wer muss den Fragebogen ausfüllen?
Grundsätzlich jeder, der eine selbstständige, freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnimmt. Dazu zählen Handwerker, Online-Händler, Berater, Ärzte, Künstler und viele mehr. Auch wer nebenberuflich selbstständig startet, kommt um den Fragebogen nicht herum.
Hast du ein Gewerbe angemeldet, informiert das Gewerbeamt zwar das Finanzamt über deine Anmeldung – die Pflicht zur Abgabe des Fragebogens liegt aber trotzdem komplett bei dir. Warte also nicht darauf, dass sich das Amt von selbst meldet.
Welche Frist gilt?
Seit dem 1. Januar 2021 musst du den Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner Tätigkeit unaufgefordert an dein zuständiges Finanzamt übermitteln. Das bedeutet: Du wartest nicht mehr, bis das Finanzamt dich anschreibt, sondern wirst selbst aktiv.
Du musst den Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner Tätigkeit unaufgefordert ans Finanzamt übermitteln. Warte nicht auf Post vom Amt – sonst riskierst du einen Verspätungszuschlag.
Halte die Frist ernst – wer zu spät dran ist, riskiert einen Verspätungszuschlag und verzögert seine Steuernummer unnötig. Da auch die ELSTER-Registrierung etwas Zeit kostet, solltest du dich am besten direkt nach dem Start kümmern.
Pflicht zur elektronischen Übermittlung über ELSTER
Der Fragebogen ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln. Papierformulare sind nicht mehr vorgesehen. Du nutzt dafür das kostenlose Portal ELSTER der Steuerverwaltung – oder dein Steuerberater übernimmt die Übermittlung für dich. Welches Finanzamt für dich zuständig ist, findest du schnell über unsere Finanzamt-Suche.
ELSTER-Konto anlegen
Für die Abgabe brauchst du ein Benutzerkonto bei ELSTER. Die Registrierung läuft über deine E-Mail-Adresse mit der Funktion „Benutzerkonto erstellen“. Nach der Verifizierung bekommst du per Post und E-Mail einen Aktivierungscode und eine Aktivierungs-ID, mit denen du dein Zertifikat erstellst. Plane dafür ein paar Tage ein – die Postlaufzeit solltest du bei der Monatsfrist einkalkulieren.
Wichtig: Das erste Zertifikat berechtigt zunächst nur zur Übermittlung des Fragebogens. Für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen wandelst du es nach Erhalt der Steuernummer in ein vollständiges Benutzerkonto um.
Diese Angaben werden abgefragt
Der Fragebogen ist umfangreich, aber kein Hexenwerk. Abgefragt werden unter anderem:
- persönliche Daten und Bankverbindung
- Art und Beginn der Tätigkeit
- voraussichtlicher Gewinn im Gründungs- und Folgejahr
- geschätzter Umsatz (wichtig für die Umsatzsteuer)
- Wahl zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung
- Soll- oder Istversteuerung
Deine Gewinn- und Umsatzschätzung bestimmt, wie hoch das Finanzamt deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzt. Schätze deshalb realistisch und nicht zu hoch, sonst bindest du unnötig Liquidität.
Schätze deinen voraussichtlichen Gewinn und Umsatz realistisch und nicht zu hoch – sonst setzt das Finanzamt zu hohe Vorauszahlungen fest und bindet unnötig deine Liquidität.
Kleinunternehmerregelung: Eine wichtige Entscheidung
Im Fragebogen entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus und sparst dir die Voranmeldungen – darfst aber auch keine Vorsteuer ziehen. Überlege gut, ob das zu deinem Geschäftsmodell passt, denn an die Entscheidung bist du für eine gewisse Zeit gebunden.
Typische Fehler beim Ausfüllen
Viele Gründer schätzen ihren Gewinn unrealistisch hoch und zahlen dadurch zu hohe Vorauszahlungen. Andere übersehen Felder zur Bankverbindung oder zum SEPA-Lastschriftmandat, was Erstattungen verzögert. Und wer die Kleinunternehmerregelung ankreuzt, ohne die Folgen zu kennen, ärgert sich später. Nimm dir Zeit und prüfe jeden Abschnitt in Ruhe, bevor du absendest.
Wie geht es nach der Abgabe weiter?
Das Finanzamt prüft deinen Fragebogen und teilt dir anschließend per Post deine Steuernummer mit. Erst dann darfst du Rechnungen mit dieser Nummer ausstellen. Weitere Themen rund um deine Gründung findest du im Cluster Selbstständige & Unternehmen.
TippSammle vor dem Ausfüllen alle Unterlagen – Personalausweis, Bankverbindung, Gewerbeanmeldung und eine realistische Gewinnschätzung. So füllst du den Fragebogen in einem Rutsch aus, statt zwischendurch suchen zu müssen.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich den Fragebogen abgeben?
Innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner selbstständigen, freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit musst du den Fragebogen unaufgefordert elektronisch an dein Finanzamt übermitteln.
Muss ich den Fragebogen zwingend über ELSTER abgeben?
Ja. Seit 2021 ist die elektronische Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz Pflicht. Du nutzt dafür ELSTER oder lässt deinen Steuerberater übermitteln. Papierformulare sind nicht mehr vorgesehen.
Wann bekomme ich meine Steuernummer?
Nachdem das Finanzamt deinen Fragebogen geprüft hat, teilt es dir die Steuernummer per Post mit. Das dauert in der Regel einige Tage bis wenige Wochen.
Was ist die Kleinunternehmerregelung im Fragebogen?
Mit ihr verzichtest du auf den Ausweis von Umsatzsteuer und sparst dir Voranmeldungen, darfst aber keine Vorsteuer ziehen. Du wählst sie direkt im Fragebogen aus, wenn deine Umsätze unter den gesetzlichen Grenzen liegen.
Brauche ich für jede Rechtsform ein anderes Formular?
Ja, es gibt eigene Varianten für Einzelunternehmen und Freiberufler, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. ELSTER führt dich automatisch zur passenden Version.