Zwei Steuer-Ebenen: du und deine GmbH
Der wichtigste Gedanke zuerst: Du und deine GmbH seid steuerlich zwei verschiedene Personen. Die GmbH ist eine eigene juristische Person und zahlt ihre eigenen Steuern auf ihren Gewinn. Du als Geschäftsführer und Gesellschafter zahlst getrennt davon deine private Einkommensteuer – und zwar auf das, was du aus der GmbH herausziehst.
Aus der GmbH bekommst du Geld auf zwei Wegen: als Geschäftsführergehalt und als Gewinnausschüttung auf deine Anteile. Beide werden völlig unterschiedlich besteuert. Wer das durchschaut, kann seine Steuerlast spürbar steuern – und vermeidet die typischen Fallen.
Verwechsle nie die Steuer deiner GmbH mit deiner privaten Steuererklärung. Das sind zwei getrennte Verfahren – mit eigenen Formularen, eigenen Fristen und eigenen Bescheiden.
Was deine GmbH an Steuern zahlt
Auf ihren Gewinn zahlt die GmbH drei Steuern: Körperschaftsteuer in Höhe von 15 %, den Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf die Körperschaftsteuer (das sind 0,825 % vom Gewinn) und die Gewerbesteuer, deren Höhe vom Hebesatz deiner Gemeinde abhängt.
Unterm Strich landet eine GmbH damit je nach Standort bei rund 29 bis 30 % Gesamtbelastung auf den Gewinn. Erst was nach diesen Steuern übrig bleibt, kann an dich als Gesellschafter ausgeschüttet werden – und wird dann ein zweites Mal besteuert. Genau diese zwei Stufen machen die GmbH-Besteuerung aus.
Dein Geschäftsführergehalt: ganz normaler Arbeitslohn
Dein Gehalt als Geschäftsführer ist steuerlich Arbeitslohn wie bei jedem Angestellten (§ 19 EStG). Die GmbH behält Lohnsteuer ein und führt sie an das Finanzamt ab, du bekommst eine Lohnsteuerbescheinigung. In deiner privaten Steuererklärung trägst du dieses Gehalt wie jeder Arbeitnehmer in der Anlage N ein.
Das Schöne daran: Du kannst dieselben Werbungskosten geltend machen wie jeder Angestellte – Fahrten, Fortbildung, Arbeitsmittel oder ein häusliches Arbeitszimmer. Viele Geschäftsführer verschenken hier Geld, weil sie meinen, als Chef stehe ihnen das nicht zu. Das stimmt nicht.
Sammle deine beruflichen Belege das ganze Jahr über. Als Geschäftsführer bist du lohnsteuerlich Arbeitnehmer – jeder Euro Werbungskosten über dem Pauschbetrag von 1.230 € senkt deine Steuer.
Warum dein Gehalt die GmbH-Steuer senkt
Dein Gehalt ist für die GmbH eine Betriebsausgabe. Es mindert also den Gewinn der GmbH und damit deren Körperschaft- und Gewerbesteuer. Das macht Gehalt auf den ersten Blick attraktiv: Was als Lohn herausgeht, wird auf GmbH-Ebene gar nicht erst besteuert.
Der Haken: Bei dir privat unterliegt das Gehalt dem vollen persönlichen Einkommensteuersatz – und je nach Beteiligung kommen Sozialversicherungsbeiträge dazu. Ob mehr Gehalt oder eine Ausschüttung günstiger ist, hängt deshalb immer vom Einzelfall ab. Pauschal lässt sich das nicht sagen.
Gewinnausschüttungen: Geld aus deinen Anteilen
Schüttet die GmbH Gewinn an dich aus, sind das Einkünfte aus Kapitalvermögen (§ 20 EStG). Standardmäßig fällt darauf die Abgeltungsteuer von 25 % an, plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Den Sparer-Pauschbetrag von 1.000 € im Jahr (2.000 € bei Zusammenveranlagung) kannst du auch hier nutzen. In der Steuererklärung gehören Ausschüttungen in die Anlage KAP. Mit einem Freistellungsauftrag bei der Bank bleibt der Pauschbetrag direkt steuerfrei.
Abgeltungsteuer oder Teileinkünfteverfahren?
Als Gesellschafter-Geschäftsführer hast du oft eine Wahl: Statt der 25 % Abgeltungsteuer kannst du das Teileinkünfteverfahren beantragen. Dann sind nur 60 % der Ausschüttung steuerpflichtig – allerdings zu deinem persönlichen Steuersatz. Dafür darfst du auch 60 % der damit zusammenhängenden Kosten abziehen, etwa Finanzierungszinsen für deine Anteile.
Das geht aber nur unter Bedingungen: Du musst zu mindestens 25 % an der GmbH beteiligt sein – oder zu mindestens 1 % und zusätzlich beruflich für die GmbH tätig, was als Geschäftsführer erfüllt ist (§ 32d EStG). Den Antrag stellst du mit der Steuererklärung; er gilt dann auch für die Folgejahre, bis du ihn widerrufst.
Das Teileinkünfteverfahren lohnt sich vor allem bei hohen Kosten rund um deine Beteiligung oder einem moderaten persönlichen Steuersatz. Bei kleinen Ausschüttungen ist die Abgeltungsteuer mit Sparer-Pauschbetrag oft günstiger – rechne beide Wege einmal durch.
Verdeckte Gewinnausschüttung: die größte Falle
Die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist der Klassiker bei Betriebsprüfungen. Gemeint ist jeder Vermögensvorteil, den du als Gesellschafter außerhalb einer offenen Ausschüttung von der GmbH bekommst – und den die GmbH einem fremden Dritten nicht gewährt hätte (§ 8 Abs. 3 KStG).
Typische Auslöser sind ein überhöhtes Geschäftsführergehalt, die private Nutzung des Firmenwagens ohne saubere Abrechnung, ein zinsloses Darlehen an dich oder Mietverträge zu unüblichen Konditionen. Die Folge ist unangenehm: Das Finanzamt rechnet den Betrag dem GmbH-Gewinn wieder hinzu und behandelt ihn bei dir zusätzlich als Kapitalertrag – er wird also doppelt besteuert.
Alles zwischen dir und deiner GmbH muss einem Fremdvergleich standhalten: im Voraus vereinbart, schriftlich, klar und marktüblich. Sonst droht die verdeckte Gewinnausschüttung.
Was ein angemessenes Geschäftsführergehalt ist
Wie hoch darf dein Gehalt sein? So hoch, wie es auch ein fremder Geschäftsführer in vergleichbarer Lage bekommen würde. Maßstäbe sind Größe und Ertrag der GmbH, deine Aufgaben und Qualifikation sowie Branchenvergleiche. Üblich ist eine Aufteilung in ein festes Gehalt und eine Tantieme, wobei die Tantieme in der Regel rund ein Viertel der Gesamtbezüge nicht übersteigen sollte.
Wird das Gehalt unangemessen hoch, wertet das Finanzamt den überhöhten Teil als verdeckte Gewinnausschüttung. Orientiere dich an Gehaltsstrukturuntersuchungen und halte schriftlich fest, wie du die Höhe begründest. Erfundene Wunschzahlen sind hier der falsche Weg.
Sozialversicherung: pflichtig oder frei?
Ob du als Geschäftsführer in die Sozialversicherung einzahlst, ist keine Steuer-, sondern eine sozialversicherungsrechtliche Frage – aber wichtig fürs Gesamtbild. Hältst du mindestens 50 % der Anteile oder verfügst du über eine umfassende, im Gesellschaftsvertrag verankerte Sperrminorität, giltst du in der Regel als selbstständig und bist sozialversicherungsfrei.
Ein Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung ist dagegen meist sozialversicherungspflichtig. Klarheit bringt das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung – bei Gesellschafter-Geschäftsführern wird es ohnehin verpflichtend eingeleitet. Bist du sv-frei, kümmerst du dich selbst um Kranken- und Altersvorsorge.
Pensionszusage: Altersvorsorge über die GmbH
Eine beliebte Gestaltung ist die Pensionszusage: Die GmbH sagt dir eine Betriebsrente zu und bildet dafür Rückstellungen, die ihren Gewinn mindern. Das kann steuerlich attraktiv sein, ist aber an strenge Voraussetzungen geknüpft – etwa Schriftform, eine Probezeit, die sogenannte Erdienbarkeit und die Angemessenheit.
Werden diese Punkte nicht eingehalten, droht wieder die verdeckte Gewinnausschüttung. Außerdem solltest du die langfristigen Risiken kennen, etwa die Finanzierung, den Niedrigzins oder die Übertragung bei einem Verkauf der GmbH. Hier ist eine fachkundige Beratung praktisch Pflicht.
Welche Erklärungen die GmbH abgeben muss
Die GmbH selbst hat einige Pflichten: eine Körperschaftsteuer-Erklärung, eine Gewerbesteuer-Erklärung, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen samt Jahreserklärung sowie einen Jahresabschluss mit E-Bilanz. Dazu kommen die laufende Lohnabrechnung für dein Gehalt und die Offenlegung im Unternehmensregister.
Die Fristen für die GmbH sind enger getaktet als bei einer privaten Erklärung. In der Praxis übernimmt das fast immer ein Steuerberater – die Anforderungen an Buchführung und Bilanz sind hoch.
Deine private Steuererklärung als Geschäftsführer
Für dich privat bleibt es überschaubar: Dein Gehalt kommt in die Anlage N, deine Ausschüttungen in die Anlage KAP, und beides reichst du wie gewohnt über ELSTER ein. Hast du nur Gehalt und keine weiteren Einkünfte, ist das nah an einer normalen Arbeitnehmer-Erklärung.
Sobald Ausschüttungen, das Teileinkünfteverfahren oder ein Verkauf von Anteilen ins Spiel kommen, wird es anspruchsvoller. Dann lohnt sich Sorgfalt – oder gleich der Steuerberater, der deine GmbH ohnehin betreut.
Wann sich ein Steuerberater lohnt
Ehrliche Antwort: bei einer GmbH fast immer. Jahresabschluss, E-Bilanz, die Vermeidung verdeckter Gewinnausschüttungen und die Frage, wie du Gehalt und Ausschüttung optimal kombinierst – das erledigt man nicht nebenbei mit einer Steuersoftware. Die Kosten holst du über die Gestaltungsspielräume meist wieder herein, und du schläfst ruhiger.
Für deine rein private Erklärung kann eine gute Steuersoftware reichen. Sobald aber die GmbH-Ebene dazukommt, ist professionelle Hilfe die sichere Wahl. Den Überblick über deine Steuerarten und Fristen findest du gebündelt im Cluster Selbstständige und Unternehmen.
Deine GmbH macht 100.000 € Gewinn (Gewerbesteuer-Hebesatz 400 %).
| Körperschaftsteuer (15 %) | 15.000 € |
| Solidaritätszuschlag (5,5 % auf die KSt) | 825 € |
| Gewerbesteuer (rund 14 %) | 14.000 € |
| Steuer auf GmbH-Ebene | rund 29.825 € |
Stark vereinfacht; die Gewerbesteuer hängt vom Hebesatz deiner Gemeinde ab. Was du dir später ausschüttest, versteuerst du zusätzlich privat.
TippTrenne von Anfang an sauber zwischen dir und der GmbH: ein schriftlicher Geschäftsführer-Anstellungsvertrag, ein marktübliches Gehalt und saubere Belege für alles, was zwischen euch hin- und herfließt. Das ist der beste Schutz vor einer verdeckten Gewinnausschüttung – und erspart dir bei der Betriebsprüfung viel Ärger.
Häufige Fragen
Muss ich als GmbH-Geschäftsführer eine eigene Steuererklärung abgeben?
Dein Geschäftsführergehalt ist Arbeitslohn, deshalb gibst du wie jeder Arbeitnehmer eine Einkommensteuererklärung ab. Sobald Ausschüttungen, mehrere Einkünfte oder das Teileinkünfteverfahren dazukommen, bist du ohnehin zur Abgabe verpflichtet.
Zahle ich auf mein Geschäftsführergehalt Lohnsteuer?
Ja. Das Gehalt gilt als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit nach § 19 EStG. Die GmbH behält Lohnsteuer ein und führt sie ab, genau wie bei jedem anderen Angestellten.
Wie werden Gewinnausschüttungen aus meiner GmbH besteuert?
Standardmäßig mit 25 % Abgeltungsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Als Gesellschafter-Geschäftsführer kannst du stattdessen das Teileinkünfteverfahren beantragen, bei dem 60 % der Ausschüttung zu deinem persönlichen Satz versteuert werden.
Was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung?
Ein geldwerter Vorteil, den du als Gesellschafter außerhalb einer offenen Ausschüttung erhältst und den die GmbH einem Fremden nicht gewährt hätte – etwa ein überhöhtes Gehalt. Das Finanzamt besteuert ihn dann doppelt: auf GmbH-Ebene und bei dir privat.
Bin ich als Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?
Hältst du mindestens 50 % der Anteile oder hast du eine umfassende Sperrminorität, bist du in der Regel sozialversicherungsfrei. Ein Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung ist meist pflichtig. Sicherheit gibt das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.